Аналіз обліково-статистичної роботи у Рожищенському районному суді Волинської області за І півріччя 2015 року

Дані судової статистики відображають ті процеси, що відбуваються при здійсненні правосуддя. Використання такої статистичної інформації має важливе значення для своєчасного виявлення тенденцій, що виникають у судовій діяльності, їх аналізу та вжиття необхідних заходів для усунення недоліків у роботі, підвищення рівня здійснення судочинства.

Справедливе та доступне правосуддя має служити основною гарантією конституційних прав і свобод та рівності усіх людей перед законом. Забезпечення захисту цих прав і свобод є основним завданням суду.

Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" від 07.07.2010 № 2453-VI та на виконання плану роботи Рожищенського районного суду Волинської області (далі - суду ) на ІІ квартал 2015 року проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в даному суді.

Метою даного аналізу є дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з'ясування стану ведення аналітичної роботи, виконання планів роботи суду; впровадження програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів для встановлення загальних рис та тенденцій аналізуємої ділянки роботи, виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню.

На 2015 рік штатним розписом суду передбачено 23 штатні одиниці, з яких 4 посади судді, 15 – державних службовців, 2 – службовці, 2 – інші працівники.

Відповідно до посадових інструкції працівників апарату суду відповідальними за введення обліково-статистичної роботи в суді є старший секретар суду Дем’янчук І.Л. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 6 років 4 місяці), консультант суду Кізіцька І.В. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 7 років 10 місяців), секретар суду Кривина Н.М. (базова вища освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 11 років 4 місяці). Контроль за введення обліково-статистичної роботи в суді здійснюють керівник апарату Сімінська І.В. та заступник керівника апарату суду Крупінська В.А. Дані особи мають вищу юридичну освіту та досвід роботи за фахом відповідно 7 років 3 місяці та 9 років 2 місяці. Підготовку та складання звітів за І півріччя 2015 року безпосередньо здійснює керівник апарату суду Сімінська І.В.

Плани роботи Рожищенського районного суду складаються щоквартально та затверджуються головою суду. Плани роботи містять наступні розділи: робота зборів суддів суду; загальні питання; питання кадрової роботи; питання ведення діловодства та судової статистики; вивчення та узагальнення судової практики; питання архівної роботи; питання господарської роботи; питання роботи судових розпорядників; проведення профілактичної роботи. В планах зазначені заплановані заходи, відповідальні особи, строки виконання, в розділі «відмітка про виконання» проставляється відомості про виконання. Виконання запланованих заходів перебуває під контролем керівника апарату суду Сімінської І.В.

Керівником апарату суду постійно здійснюється контроль за дотриманням працівниками апарату суду своїх посадових та функціональних обов’язків. Щоквартально проводяться перевірки працівників апарату суду, що стверджується відповідними службовими записками керівника апарату суду на ім’я голови суду. Дані службові записки обговорюються на апаратних нарадах з працівниками апарату Рожищенського районного суду Волинської області та було звернуто увагу працівників апарату суду на більш уважне виконання своїх функціональних обов’язків і беззаперечне дотримання вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та інших нормативно – правових актів, що регулюють питання діяльності суду.

З метою підвищення професійного рівня державних службовців апарату Рожищенського районного суду та забезпечення своєчасного інформування про внесення змін до законодавства, у суді щомісяця проводяться виробничі навчання. Керівником апарату затверджено план виробничого навчання працівників апарату Рожищенського районного суду Волинської області на 2015 рік. Відповідальною за проведення виробничого навчання з працівниками апарату суду призначена заступник керівника апарату Крупінська В.А.

Виробничі навчання державних службовців суду проводяться в останній четвер кожного місяця. За висвітлення кожного питання були визначені відповідальні працівники. Виступи працівників апарату суду долучені до протоколів виробничих навчань.

Тематики навчань включають питання детального вивчення Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, законодавчих та нормативно-правових актів України, загального та процесуального характеру, щодо проходження державної служби, вивчення основних положень Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, листів – роз’яснень з питань організації діяльності суду. Обов’язковим питанням, яке виноситься для розгляду на кожне виробниче навчання є вивчення змін і доповнень до чинного законодавства України (за дану ділянку роботи відповідає консультант суду Кізіцька І.В.)

Окрім того, консультант суду невідкладно ознайомлює суддів та працівників апарату суду із змінами до чинного законодавства України, у разі їх прийняття та опублікування.

В. о. голови Рожищенського районного суду постійно проводяться апаратні наради, на яких обговорюються найбільш актуальні проблеми, які виникають в ході здійснення судочинства, проводиться роз’яснювальна робота норм матеріального та процесуального законодавства при розгляді кримінальних проваджень, цивільних та адміністративних справ, значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду, також щодо оформлення та ведення справ, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково – статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових справ у Єдиному державному реєстрі судових рішень.

З метою забезпечення оперативного та якісного розгляду справ у суді періодично проводиться узагальнення причин порушення строків розгляду справ та аналізуються причини скасування та зміни судових рішень. Зміст порушень норм матеріального і процесуального права, які стали причиною скасування та зміни судових рішень в апеляційному порядку, доводиться до відома усіх суддів, з метою їх недопущення в майбутньому.

Обліково-статистична робота у Рожищенському районному суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173 (далі – Інструкція з діловодства); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 ( у редакції рішення Ради суддів України 02.04.2015 № 25) та погодженого наказом Державної судової адміністрації України 02.04.2015р.; Інструкцій щодо заповнення і подання форм звітності передбачених наказами ДСА України від 05.06.06 № 55, від 29.04.2009 №51, від 17.06.2010 № 82, від 14.11.2012 №153, від 21.11.2012 №158, від 21.12.2012 № 172, від 22.03.2013 № 41 зі змінами та доповненнями, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 № 169, інструктивних та методичних матеріалів розроблених Державною судової адміністрацією України та ТУ ДСА України в Волинській області.

Робота з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень здійснюється відповідно з вимогами Інструкції з діловодства та комп’ютерної програми «Д-3» відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради Суддів України від 26.11.2010 року №30, з наступними змінами та доповненнями. У зв’язку із прийняттям нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 ( у редакції рішення Ради суддів України 02.04.2015 № 25) та погодженого наказом Державної судової адміністрації України 02.04.2015р, з метою належного функціонування автоматизованої системи документообігу в Рожищенському районному суді Волинської області, використання функцій програми у повному обсязі наказом керівника апарату суду від 12 травня 2015 року №4/01-06; № 5/01-06 було розподілено обов’язки суддів та працівників апарату суду в автоматизованій системі документообігу. Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу.

Відповідальними за ведення первинного обліку документів в суді є: старший секретар суду – Дем’янчук І.Л., консультант суду – Кізіцька І.В., секретар суду – Кривина Н.М. Вказаними працівниками, у відповідності з вимогами Інструкції з діловодства, виконується облік і реєстрація судових справ, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнюються всі реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному вигляді, де відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді.

Протягом І півріччя 2015 року працівниками апарату суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.

Працівниками апарату суду постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції Державної судової адміністрації України щодо належного та правильного оформлення, складання відомчих звітів по кожній формі окремо, ведення судового діловодства та статистики, інструктивні та методичні матеріали щодо користування програмно-технологічними засобами за допомогою яких формуються звіти.

Формування звітів у суді проводиться з дотриманням вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 № 55 (у редакції наказу ДСА України від 25.05.2011 № 95) зі змінами та доповненнями, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ. Також по особливо проблемних питаннях звертаємось до працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

На даний момент проводиться підготовка до складання звітів за перше півріччя 2015 року. Зокрема перевіряється повнота заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є неправильність заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи, людський фактор (неуважність працівників). Однак, недоліки є незначними, що свідчить про покращення роботи працівників суду по даній ділянці роботи.

Значно покращилась робота по заповненню карток обліку сум шкоди, завданої злочином, недоліків по даній ділянці роботи немає.

Щоквартально до ТУ ДСАУ в Волинській області надсилається інформація щодо сформованих карток на осіб щодо яких розглянуто кримінальне провадження. Дані картки зберігаються в паперовому вигляді в номенклатурній справі суду відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 № 169. За роботу з даними картками відповідає керівник апарату суду Сімінська І.В.

Протягом звітного періоду Рожищенським районним судом до ЄДРСР надсилались копії всіх судових рішень ( крім тих рішень, що є забороненими для оприлюднення) виключно в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису та з відміткою щодо набрання рішенням суду законної сили. Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями), Закону України «Про доступ до судових рішень» та до 04.06.2015 року відповідно до Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, які підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі Перелік) затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012 №4 (зі змінами та доповненнями).

Згідно Переліку до Єдиного державного реєстру судових рішень включаються судові рішення, постановлені в порядку кримінального, цивільного, господарського та адміністративного судочинства:

- ухвали судів усіх інстанцій про відкриття (порушення) або відмову у відкритті (порушення) провадження у справі;

- ухвали судів, які можуть бути оскаржені окремо від постановлених за результатами розгляду справи рішень, вироків, ухвал, постанов у випадках та порядку, визначеному процесуальним законом та Законом "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом";

- ухвали про забезпечення позову, заміни виду забезпечення позову або скасування заходів забезпечення позову, зупинення виконання судового рішення;

- судові накази, що видаються судом в порядку наказного провадження, заочні рішення;

- постанови, рішення, вироки судів, крім ухвал слідчих суддів, постановлених під час здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, рішень суду у справах про усиновлення;

- судові рішення, постановлені за результатами перегляду рішень, вироків, ухвал, постанов, крім судових рішень у справах про усиновлення;

- ухвали, постановлені за наслідками розгляду заяв щодо рішень третейських судів.

До Єдиного державного реєстру судових рішень також включаються постанови у справах про порушення митних правил та у справах про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь.

Згідно п. 13 Порядку, електронні копії судових рішень надсилаються не пізніше дня, що настає після ухвалення (постановлення) судового рішення.

Відповідно до п. 14 вищевказаного Порядку, електронні копії судових рішень, що підлягають негайному виконанню, надсилаються адміністраторові Реєстру відповідальною особою апарату суду відразу після їх ухвалення (постановлення). У передбачених процесуальним законодавством випадках електронні копії судових рішень надсилаються адміністраторові Реєстру в день складення повного судового рішення.

На виконання вимог перехідних та прикінцевих положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів», в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд», для забезпечення підготовки та надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень Рожищенського районного суду Волинської області, які не були внесені до Реєстру з 01 січня 2010 року вжито наступні заходи щодо скерування до ЄДРСР копій судових рішень:

- наказом в. о. голови суду від 02.06.2015 року №19/01-06 «Щодо підписання електронних копій судових рішень» визначено уповноважених підписувати електронні копії судових рішень суддів Рожищенського районного суду Волинської області, які на момент настання необхідності надсилання відповідної електронної копії судового рішення втратили можливість підписання їх своїм електронним цифровим підписом (закінчення повноважень судді, звільнення судді, переведення до іншого суду) та не були внесені до Реєстру з 01 січня 2010 року. Копію даного наказу скеровано на електронну адресу ДП «Інформаційні судові системи»;

- визначено відповідальних осіб за проведення роботи щодо підготовки та надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень, які не були внесені до Реєстру з 01 січня 2010 року (наказ в. о. голови суду від 02.06.2015 року № 17/01-06 «Про призначення відповідальних осіб щодо підготовки та надсилання до ЄДРСР електронних копій судових рішень»).

На даний час розпочалася робота щодо пошуку та перевірки в ЄДРСР наявності копій судових рішень по кожній судовій справі, а також наявність цих рішень в електронному вигляді. Станом на 24 червня 2015 року до ЄДРСР внесені всі судові рішення за 2014 рік та І півріччя 2015 року, окрім ухвал слідчих суддів, які будуть скеровані до Реєстру через рік з дня винесення даних ухвал.

Рожищенським районним судом Волинської області рішення скеровуються до ЄДРСР щоденно. З метою непорушення строків направлення судових рішень до ЄДРСР помічникам суддів постійно наголошується про недопустимість порушення строків відправлення судових рішень до ЄДРСР та на відповідальності за невиконання та неналежне виконання посадових обов’язків.

Щоквартально узагальнюється інформація про вжиті судом заходи в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру та направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області. Головою суду та керівником апарату суду здійснюється контроль за своєчасністю та повнотою направлення рішень шляхом звірки показників розглянутих справ із направленими судовими рішеннями в КП «Д-3» та ЄДРСР. В Рожищенському районному суді спостерігається стовідсоткове наповнення Реєстру.

Щоквартально до ТУ ДСА України в Волинській області направляються звіти форми 1-1-ОП про оперативний розгляд судом кримінальних проваджень (справ), форми 1-Л про розгляд судом кримінальних справ за ст.ст. 209, 209-1, 306 КК України, по формі 10 про справляння судового збору в суді та інформація щодо кількості процесуальних рішень направлених судом до ЄДРСР.

Всі форми звітів у суді формуються в автоматичному режимі за допомогою КП «Д3». Протягом І півріччя 2015 року кожного тижня судом проводилося тестування щодо правильності та коректності формування звітів в автоматичному режимі, результати яких направлялися до ТУ ДСА України у Волинської області. Значних проблем при формуванні звітів не виникало.

Протягом І півріччя 2015 року усе діловодство, в тому числі і ведення інформації по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення здійснювалось відповідальними працівниками суду за допомогою комп`ютерної програми документообігу «Д-3». Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу. Покращення програмного та технічного забезпечення суду є необхідною умовою ведення обліково – статистичної роботи на належному рівні. КП «Д-3» суттєво полегшила роботу всього апарату суду, оскільки всі обліково-статистичні картки ведуться в електронному вигляді, що суттєво зменшує обіг документів в суді у паперовому вигляді та сприяє прискореному пошуку даних у всіх реєстрах за допомогою нового універсального фільтру «Швидкий пошук». Інформація до карток вноситься відповідальними працівниками щоденно, по кожному судовому засіданні, що сприяє оперативному висвітленню інформації про рух справ.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу судових повісток, повідомлень та інших судових документів про рух судових справ, у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції з 17 червня 2013 року запроваджено порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

Інформація про порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду була доведена Рожищенським районним судом Волинської області до відома громадян через засоби масової інформації, також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному веб – сайті Рожищенського районного суду Волинської обласної.

Окрім того, щомісяця направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області інформація про кількість надісланих Рожищенським районним судом Волинської області SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження). З 01 січня 2015 року по 24 червня 2015 року судом відправлено 323 смс - повідомлень учасникам судового процесу.

Протягом звітного періоду працівники апарату Рожищенського районного суду Волинської області працювали над підвищенням свого професійного рівня, шляхом взяття участі у навчаннях, семінарах, відеосемінарах. Так, з метою підвищення кваліфікації секретар судового засідання Форсюк Т.М. з 18 по 22 травня 2015 року пройшла підготовку працівників апаратів судів, за програмою для секретарів судового засідання місцевих загальних та апеляційних судів областей, яка проходила у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів України, по закінченню якої отримала сертифікат про підвищення кваліфікації.

На виконання п. 1.6. Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій проведених у режимі відеоконференції під час судового засідання (кримінального провадженння), затвердженої наказом ДСА України від 15.11.2012 № 155, 13 березня 2015 року було організовано індивідуальний навчальний практикум: «Використання систем відеоконференцзв’язку під час здійснення судочинства» для секретаря судових засідань Рожищенського районного суду Волинської області Чорнокозинської Н.Г., по закінченню даного навчання Чорнокозинська Н.Г. отримала сертифікат.

Також протягом І півріччя 2015 року ТУ ДСАУ в Волинській області були організовані семінари в режимі відеоконференції: щодо методології заповнення декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, який відбувся 17 березня 2015року. У вказаному семінарі взяли участь працівники апарату суду.

30 березня 2015 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області було проведено виробничу нараду у режимі відеоконференцзв’язку з питань кадрового та фінансового забезпечення. Участь у вказаній нараді взяла керівник апарату суду Сімінська Ірина Вікторівна.

21 травня 2015 року керівник апарату суду Сімінська І.В. взяла участь у виробничій нараді щодо перевірки достовірності відомостей, щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади» стосовно керівників та заступників керівників апаратів місцевих судів Волинської області.

23 червня 2015 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області була проведена нараду у режимі відеоконференцзв’язку. На даній нараді були обговорені питання про перевірку достовірності відомостей, щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади» стосовно працівників апаратів місцевих судів Волинської області та підведення підсумків підготовки місцевих загальних судів області бюджетного запиту на 2016-2018 роки. Участь у вказаній нараді від Рожищенського районного суду Волинської області взяла керівник апарату суду Сімінська Ірина Вікторівна.

На протязі звітного періоду були проведені апаратні наради суддів та працівників апарату суду, на яких обговорювалися та аналізувалися причини виявлених недоліків, що допускалися у звітному періоді, неодноразово наголошувалось, що для покращення роботи суду необхідно більше уваги приділяти первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, що надходять до суду в КП «Д-3», вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів. Помічникам суддів та секретарям судових засідань необхідно постійно та вчасно вносити в КП «Д-3» відмітки про рух судових справ, оскільки повне та своєчасне заповнення обліково – статистичних карток, в першу чергу вплине на якість звітів, в тому числі на їх формування в автоматичному режимі. Однією з проблем, на даний час, продовжують залишатися випадки некоректної роботи програми, невідповідність інструктивних та методичних матеріалів чинним нормам законодавства.

Головним спеціалістом з інформаційних технологій Волянським Ю.М. проводяться навчання та надаються консультації по КП «Д-3», створюються типові шаблони до документів, для полегшення роботи в автоматизованій системі документообігу.

Неодноразово на апаратних нарадах наголошується на зобов’язанні суддів та працівників апарату суду працювати тільки в КП «Д-3» і про всі виявлені в ході роботи проблеми повідомляти керівнику апарату або головному спеціалісту з інформаційних технологій, а також на підвищенні відповідальності до виконання функціональних обов’язків та забезпеченні неухильного дотримання виконавської та трудової дисципліни.

Отже, підсумовуючи вищевикладене можна зробити висновок, про те, що обліково – статистична робота в Рожищенському районному суді Волинської області організована на належному рівні. Керівнику апарату продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3». Для підвищення рівня організації даної ділянки роботи всім працівникам апарату суду необхідно постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, працівникам, які займаються обліково-статистичною роботою, постійно вивчати нормативно – правові акти з даного питання; приділяти значну увагу вивченню положень процесуального законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів; звернути належну увагу на правильність реєстрації судових справ та матеріалів, заповненню обліково-статистичних карток в КП” Д-3”, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів.

Заступник керівника апарату В.А. Крупінська

ПОГОДЖЕНО

Керівник апарату І.В. Сімінська