2012

Довідка про стан ведення кадрового діловодства у Рожищенському районному суді Волинської області  за 2012 рік

         Ведення кадрового діловодства в Рожищенському  районному суді Волинської області (далі – суд) проводиться з дотриманням вимог Конституції України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та інших нормативно-правових актів, що регламентують проходження державної служби в судових органах, Кодексу законів про працю та  Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСА України від 02.03.07 № 24.

Метою проведення даного аналізу є визначення рівня організації кадрової роботи в суді, причин та умов, що сприяли виникненню недоліків у даній роботі, в разі встановлення таких, надання висновків та пропозицій щодо вдосконалення вказаної ділянки роботи суду.

Робота з кадрами суду ведеться згідно плану роботу кадрової служби на відповідний рік та на кожний квартал, який затверджений керівником апарату, та планами роботи суду на кожний квартал, які затверджуються головою суду.

Організаційне керівництво роботою кадрової служби здійснює керівник апарату суду Сімінська І.В. Також на неї покладено ведення кадрового діловодства в частині ведення кадрів щодо суддів. Ведення кадрів щодо працівників апарату суду покладено на заступника керівника апарату Крупінську В.А.

Однак, у зв’язку з вибуттям керівника апарату Сімінської І.В. з 23.09.12 у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трьохрічного віку, ведення кадрів щодо суддів з 23 вересня 2012 року здійснювала заступник керівника апарату Крупінська В.А., на яку наказом ТУ ДСАУ в Волинській області від 28.09.2012 р. № 53/02-08 покладено виконання обов’язків керівника апарату суду.

Правила внутрішнього трудового розпорядку в суді прийняті загальними зборами суддів та працівників апарату Рожищенського районного суду (рішення від 17 лютого 2011 року № 2), введенні в дію наказом від 17.02.2011 № 12/01-06 та доведені до відома всіх працівників суду. Також вони розміщенні на дошці оголошень в холі приміщення суду.

Штатним розписом суду на 2012 рік передбачено 23 штатні одиниці. З них: 4 посади суддів; 15 – державних службовців, 2 – службовця, 2 – інші працівники. Станом на 31.12.2012 в суді вакантна 1 посада – керівника апарату.

На кінець 2012 року в суді працювало: 4 суддів, 18 державних службовців, з яких 4 перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьохрічного віку, 2 службовців, 3 працівників, які відносяться до обслуговуючого персоналу.

Рішенням Вищої ради юстиції від 12 липня 2011 року № 507/о/15-11 «Про призначення Сіліча І.І. на посаду голови Рожищенського районного суду Волинської області» призначено Сіліча Івана Івановича на посаду голови Рожищенського районного суду Волинської області строком на п’ять років, з 12 липня 2011 року по 11 липня 2016 року включно.

У зв’язку з відсутністю заступника голови суду (дана посада вакантна) розподіл обов’язків суддів, які займають адміністративні посади: голови суду та заступника голови суду не проводився.

За кількісним та якісним складом в суді  працює: за статтю - 19 жінок та 8 чоловіків; за віком – до 25 років 3 осіб, з 25 до 34 років – 13 осіб, з 35 до 49 років – 8 осіб, з 50 до 55 років – 2 особа, з 56 років – 1 особа; за освітою – неповна та базова вища освіта – 4 осіб, повна вища освіта – 18 осіб, середня освіта – 5 осіб, 1 особа має науковий ступінь.

В суді розроблені та затверджені наказом керівника апарату від 01.02.2012 № 3/01-06 посадові інструкції працівників апарату суду. З даними посадовими інструкціями ознайомлені працівники апарату суду.

Наказом начальника ТУ ДСАУ в Волинській області від 26.03.2012 № 23/01-09 затверджена та головою суду 12.03.2012 погоджена посадова інструкція керівника апарату суду.

Відповідно до Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 25.03.2011 року № 14, наказом голови суду від 01.02.2012 № 4/01-06 затверджено посадову інструкцію помічника судді. З даною посадовою інструкцією ознайомлені помічники суддів.

Відповідно до вимог ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» наказом керівника апарату суду від 01.02.2012 № 5/01-06 за погодженням з головою суду затверджене Положення про канцелярію Рожищенського районного суду Волинської області. Дане Положення визначає основні завдання, функції, права канцелярії суду, структуру та організацію роботи канцелярії, відповідальність працівників канцелярії суду. Дане Положення доведене до відома суддів та працівників апарату суду.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 № 2453-VI та Положення про службу судових розпорядників та організацію її діяльності, затвердженого наказом ДСА України від 14.07.2011 № 112, погодженого рішенням Ради суддів України від 24 червня 2011 року № 32, з метою забезпечення організації діяльності служби судових розпорядників Рожищенського районного суду Волинської області наказом керівника апарату від 15.11.2011 року № 46/01-06 за погодженням з головою суду затверджено Положення про службу судових розпорядників Рожищенського районного суду Волинської області та організацію її діяльності.

Дане Положення визначає порядок створення і організації  діяльності служби судових розпорядників.

Кадрова документація зберігається в окремих номенклатурних справах відповідно до затвердженої номенклатури справ.

В суді сформована необхідна нормативна база з питань кадрової роботи. В користуванні є двотомний довідник «Правове регулювання діяльності державних службовців України», Довідник з кадрової роботи для керівників та спеціалістів апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції, працює система комплексного інформаційного забезпечення «Ліга Закон», а також є доступ до всесвітньої мережі Інтернет. Відповідальні працівники постійно слідкують за новелами та змінами в чинному законодавстві з питань кадрової роботи.

         Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату суду проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України  від 29.07.93 № 58. В суді ведеться книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга руху трудових книжок. До трудових книжок відомості про призначення, звільнення, переведення, про заохочення, про присвоєння рангів, кваліфікаційних класів вносяться вчасно та відповідно до наказу голови суду.

         На кожного суддю та працівника апарату суду ведуться особові справи.

Особові справи сформовані відповідно до вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731, а також Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України від 05.07.98 N 24.

Особові справи суддів та працівників апарату суду підшиті в обкладинки та зареєстровані в книзі обліку руху особових справ суду. Усі документи в особових справах підшиваються точно за датами та нумеруються наскрізною нумерацією. Документи особових справ суддів та працівників апарату суду  поновлюються один раз на п'ять років.

Особові картки (форма П-2 ДС) заповнюються згідно вимог Інструкції по заповненню Особових карток (форма П-2 ДС), затвердженої наказом Мінстату України 26.12.95 № 343.

Особові справи звільнених працівників передані до архіву, їм присвоєно архівні номери.

Особові справи та трудові книжки суддів та працівників апарату суду є документами для службового користування, зберігаються в металевому сейфі.

У ІV розділі особової картки П-2 ДС здійснюється облік наданих щорічних відпусток. Відпустки працівникам суду надаються в основному згідно графіка відпусток, який розроблений із врахуванням перш за все специфіки роботи суду, затверджений головою суду та погоджений уповноваженою особою від трудового колективу. Але в деяких випадках на вимогу працівника та за погодженням у встановленому порядку щорічна відпустка переноситься. Відпустки на період складання екзаменаційно-залікових сесій надаються відповідно до довідок-викликів, виданих навчальним закладом. По закінченню екзаменаційно-залікових сесій працівники, яким була надана така відпустка, надають довідки – підтвердження про складання сесії.

Призначення на посади державних службовців проводиться  відповідно до Закону України «Про державну службу».

Конкурс на заміщення вакантних посад державних службовців проводиться у відповідності до вимог Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.02 № 169,  Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого наказом Головдержслужби України та Української Академії державного управління при Президентові України від 10.05.02 № 30/84, та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців в Рожищенському районному суді Волинської області, який затверджений наказом керівника апарату від 22.09.2010 № 32/01-06 із змінами, внесеними наказом керівника апарату від 12.09.2011 року № 33/01-06.

Склад конкурсної комісії суду затверджений наказом керівника апарату  від 12.07.2012 № 35/01-06. Розроблено відповідні комплекти екзаменаційних білетів для проведення іспиту на заміщення вакантних посад із врахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду. Екзаменаційні білети затверджені головою конкурсної комісії.

В 2012 році було проведено два конкурси на заміщення вакантних посад державних службовців – секретаря суду та судового розпорядника.

За результатами  складання іспиту та проведеної співбесіди конкурсною комісією рекомендовано в. о. керівника апарату на вакантну посаду секретаря суду призначити Концевич Я.О. За результатами проведення спеціальної перевірки Концевич Я.О. призначена на посаду секретаря суду.

Щодо заміщення вакантної посади судового розпорядника, то за результатами проведення іспиту та проведеної співбесіди конкурсною комісією рекомендовано на вакантну посаду судового розпорядника Наумчука І.П. Однак, у зв’язку із виходом із відпустки для догляду за дитиною основного працівника та переведенням Шелест Т. В. назад на посаду секретаря судових засідань, з 11.09.2012 назад на посаду судового розпорядника переведений Пазюк О.О.  (наказ від 11.09.2012 № 38/02-04). 

Призначення державних службовців на вакантні посади за результатами стажування здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 01.12.94 р. № 804 «Про затвердження Положення про порядок стажування в державних органах».

 В 2012 році за результатами стажування жодного працівника апарату суду не було переведено на іншу посаду.

Наказом керівника апарату від 22.09.2010 № 33/01-06 затверджено Положення про проведення атестації державних службовців Рожищенського районного суду Волинської області, та наказом керівника апарату від 22.09.2010 № 31/01-06 Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Рожищенського районного суду покладених на них обов'язків і завдань.

Відповідно до вимог наказу Головдержслужби України від 31.10.03 № 122 «Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків та завдань» та наказу керівника апарату від 01.03.2012 № 6/01-06 «Про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків у 2011 році» в березні 2012 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків та завдань. Щорічній оцінці підлягало 7 державних службовців, не підлягало щорічному оцінюванню 8 державних службовців. За результатами проведення щорічної оцінки, які затвердженні наказом керівника апарату від 14.03.2012 № 10/01-06, 7 працівників апарату суду отримали оцінку «добре».

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.01 № 199 «Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби» в суді сформований кадровий резерв на посади державних службовців, який переглядається в грудні кожного року. Час від часу проводиться робота із кадровим резервом на посади державних службовців по вивченню чинного законодавства та судової практики.

       Список кадрового резерву на посади державних службовців Рожищенського районного суду Волинської області на 2012 рік було переглянуто в грудні 2011 року  і затверджено наказом керівника апарату від 15.12.2011№ 50/01-06.

До кадрового резерву суду було зараховано 20 осіб на 7 посад державних службовців. Протягом 2012 року до даного списку вносились зміни і було ще зараховано 1 особу: за результатами конкурсного відбору до кадрового резерву на посаду судового розпорядника зараховано 1 особу. Всього до кадрового резерву суду на 2012 рік зараховано було 21 особу  на  7 посад державних службовців. З них перебували раніше в резерві 16 осіб.

Крім того, наказом ТУ ДСА в Волинській області від 29.12.2011              № 26/02-09 зараховано до кадрового резерву на 2012 рік для державної служби на посаду керівника апарату Рожищенського районного суду Волинської області, заступника керівника апарату цього ж суду 4 осіб.

         З інших державних органів, підприємств, установ зараховано до кадрового резерву суду 14 осіб, або 66,67%.  

У кадровому резерві було 14 осіб (66,67%) віком до 27 років, 4 особи віком від 28 до 34 років (19,05%), 3 особи (14,28%) віком від 35 до 45 років. Мали повну вищу освіту 16 осіб (76,19%), базову вищу освіту – 3 осіб (14,29%), незакінчену вищу освіту  - 2 осіб (9,52%). Жінок серед зарахованих - 17, або 80,95 %. Із зарахованих до резерву кадрів з повною вищою освітою осіб  100% мали  юридичну освіту.

Взагалі проводиться робота по пріоритетному добору на державну службу осіб віком до 35 років.

У 2012 році призначено на посади державних службовців  1 особу віком до 27 років. Дана особа перебувала в кадровому резерві, але не на ту посаду, на яку прийнято. Також проводилась ротація державних службовців в межах посад: 2 державних службовців було переведено на свої основні посади після закінчення строку перебування на тимчасових посадах.

З кадрового резерву особи не призначались.  Дієвість резерву кадрів склала 0%.

Кадровий резерв для державної служби сформований у встановлені строки.

Прикладом залучення молоді до роботи в суді є зарахування молодих осіб до кадрового резерву. Серед осіб, зарахованих в кадровий резерв на всі категорії посад державних службовців, молодь (віком до 30 років) становить 85,71%. У порівнянні з минулим роком частка молоді віком до 30 років, занесених до кадрового резерву, збільшилась.

Робота з кадровим резервом в суді полягає у виконанні особистих річних планів особами, зарахованих до кадрового резерву. Особистий  річний план роботи резервіста затверджується керівником апарату суду на початку календарного року. Звіт про виконання особистого річного плану роботи подається в кінці року. Випадків невиконання особистих річних планів роботи особами, зарахованих до кадрового резерву, або їх відсутність в 2012 році не виявлено.

Зі всієї кількості осіб, зарахованих до кадрового резерву суду на 2012 рік, дали згоду на зарахування до кадрового резерву суду на 2013 рік 17 осіб.

  У зв’язку із набранням чинності з 1 січня 2012 року ст. 129 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та втратою чинності постанови Кабінету Міністрів України від 3 вересня 2005 року №865 «Про оплату праці та щомісячне грошове утримання суддів» з 01 січня 2012 року суддям Рожищенського районного суду Волинської області припинено виплати за кваліфікаційні класи, щомісячного грошового утримання та за вислугу років, а встановлено щомісячну доплату за вислугу років.  

У зв’язку з цим, керівником апарату підготовлені розрахунки стажу, що  дає право на виплату щомісячної доплати за вислугу років суддям. Заступником керівника апарату підготовлені розрахунки стажу державної служби працівників апарату суду для своєчасного встановлення надбавки за вислугу років. Також затверджені графік зміни виплати щомісячної доплати за вислугу років суддям Рожищенського районного суду Волинської області та графік встановлення надбавок за вислугу років працівникам Рожищенського районного суду на 2012 рік.

З 21.07.2012 збільшений розмір надбавки за вислугу років судді Панасюку С.П. на 70% за 30 років суддівського стажу (наказ від 20.07.2012 № 31/02-04 з 21.07.2012). Щодо встановлення надбавок працівникам апарату суду, то в 2012 році такі надбавки встановлені  5 працівникам апарату суду.

Присвоєння чергових рангів державним службовцям здійснюється наказом керівника апарату суду на підставі подання безпосереднього керівника з дотриманням вимог Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 № 658. В 2012 році присвоєно чергові ранги державних службовців 3 працівникам апарату суду.

Наказом керівника апарату від 01.12.2010 № 53/01-06 в Рожищенському районному суді Волинської області введені в дію з 01 грудня 2010 року Загальні правила поведінки державного службовця, затверджені наказом Головного управління Державної служби від 04.08.2010 № 214. Загальні правила поведінки державного службовця доведені до відома працівників апарату-державних службовців даного суду. Розписки про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця, затверджених наказом Головдержслужби від 04.08.2010 № 214, та їх дотримання приєднані до особових справ державних службовців суду.

В суді встановлена система «Картка» ЄДСК «Кадри», в яку постійно вносяться всі необхідні дані на державних службовців.

Підготовка проектів наказів здійснюється керівником апарату суду та заступником керівника апарату. Реєстрації наказів здійснюється відокремлено по питаннях та роках в журналах реєстрації наказів. Накази суду реєструються в окремих журналах, залежно від тематики наказів (з особового складу, відпустках, основної діяльності суду тощо). Оригінали наказів підшиваються в номенклатурних справах у хронологічному порядку.

Декларації про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця щодо себе та членів своєї сім’ї заповнені у відповідності до вимог ЗУ «Про засади запобігання і протидії корупції». Декларації долучені до особових справ, а декларації керівника апарату та заступника керівника апарату надіслані до ТУ ДСАУ в Волинській області для доручення до особових справ.

         В суді постійно ведеться робота із працівниками суду щодо посилення боротьби з корупцією: головою суду затверджений план заходів на 2012 рік щодо посилення боротьби  з корупцією, щоквартально проводяться наради суддів та працівників апарату суду по питаннях боротьби з корупцією та виробничі навчання, головою суду звернено особливу увагу на звернення громадян, що містить інформацію щодо корупційних діянь працівників суду. Два рази на рік в ТУ ДСАУ в Волинській області подається аналітична інформація про виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції». На даний час порушень законодавства про боротьбу з корупцією суддями та працівниками апарату суду не виявлено.

         Слід зазначити, що в 2012 році активно проводилась робота по підвищенню кваліфікації суддів та працівників апарату суду. Це зумовлене достатнім фінансуванням з боку держави. В 2012 році підвищення кваліфікації проходили судді Рожищенського районного суду Кирилюк В.Ф., Сіліч І.І., Хитрик Р.І. у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів України.  Суддя Панасюк С.П. 28 листопада 2012 року брав участь у семінарі, організованому Львівським регіональним відділенням Національної школи суддів України по вивченню положень нового Кримінального процесуального кодексу України для слідчих суддів. Також в 2012 році підвищення кваліфікації проходили: заступник керівника апарату Крупінська В.А. – у Волинському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій (м. Луцьк), секретарі судових засідань Пазюк О.О., Міськів Л.О., Форсюк Т.М. та помічник судді Шелест Т.В. у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів України (навчання проходило в м. Луцьку)  з питань фіксування судового процесу технічними засобами, старший секретар суду Дем’янчук І.Л. та секретар судових засідань Міськів Л.О. у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів України, помічник судді Заверуха Л.В. – в Державному навчальному закладі післядипломної освіти «Навчально-методичний центр перепідготовки та підвищення кваліфікації спеціалістів з питань фінансового моніторингу в сфері боротьби з легалізацію (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванням тероризму» (м. Львів).

В суді в 2012 році не застосовувалась практика продовження терміну перебування на державній службі.

Щодо подання звітної інформації по кадрових питаннях, то дана ділянка роботи суду здійснюється на належному рівні: звіти з кадрових питань подаються вчасно у встановлені графіками терміни. Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів станом на 31 грудня 2011року (№ 9-ДС), поданий 03.01.2012. Звіт про штатну та фактичну чисельність подається щоквартально, а також на вимогу ТУ ДСАУ в Волинській області. Щоквартально подається звіт за формою № 1 «Кількісний склад державних службовців за категоріями». Двічі на рік подається звіт про кількісний та якісний склад службовців та державних службовців суду.

Також подаються до центру зайнятості звіти про зайнятість населення: Звіт про наявність вакансій (№3-ПН); звіт про прийнятих працівників (№5-ПН), Звіт про планове вивільнення працівників, Звіт про фактичне вивільнення працівників. Копії цих звіт направляються для відома ТУ ДСАУ в Волинській області.

         Отже, підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновки, що кадрове діловодство в суді організоване та ведеться на належному рівні. Відповідальним працівника необхідно постійно працювати на підвищенням свого професійного рівня та не допускати помилок у роботі.

Голова суду                                                                                            І.І. Сіліч

Крупінська 222 93