Аналіз обліково-статистичної роботи у Рожищенському районному суді Волинської області за 2014 рік

Дані судової статистики відображають ті процеси, що відбуваються при здійсненні правосуддя. Використання такої статистичної інформації має важливе значення для своєчасного виявлення тенденцій, що виникають у судовій діяльності, їх аналізу та вжиття необхідних заходів для усунення недоліків у роботі, підвищення рівня здійснення судочинства.

Справедливе та доступне правосуддя має служити основною гарантією конституційних прав і свобод та рівності усіх людей перед законом. Забезпечення захисту цих прав і свобод є основним завданням суду.

Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" від 07.07.2010 № 2453-VI та на виконання плану роботи Рожищенського районного суду Волинської області (далі - суду ) на ІV квартал 2014 року проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в даному суді.

Метою даного аналізу є дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з'ясування стану ведення аналітичної роботи, виконання планів роботи суду; впровадження програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів для встановлення загальних рис та тенденцій аналізуємої ділянки роботи, виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню.

На 2014 рік штатним розписом суду передбачено 23 штатні одиниці, з яких 4 посади судді, 15 – державних службовців, 2 – службовці, 2 – інші працівники.

Відповідно до посадових інструкції працівників апарату суду відповідальними за введення обліково-статистичної роботи в суді є старший секретар суду Дем’янчук І.Л. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 5 років 10 місяців), консультант суду Кізіцька І.В. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 7 років 4 місяці), секретар суду Концевич Я.О. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 2 роки). Однак у зв’язку із звільненням 15.12.2014 року Концевич Я. із займаної посади у зв’язку з переводом на роботу в апеляційний суд Волинської області, яка була відповідальна за ведення обліково – статистичної роботи щодо адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення, безпосереднє ведення даної ділянки роботи покладено на консультанта суду Кізіцьку І.В. та старшого секретаря суду Дем’янчук І.Л. Контроль за введення обліково-статистичної роботи в суді здійснюють керівник апарату Сімінська І.В. та заступник керівника апарату суду Крупінська В.А. Дані особи мають вищу юридичну освіту та досвід роботи за фахом відповідно 6 років 9 місяців та 8 років 8 місяців. Підготовку та складання звітів за 2014 рік безпосередньо здійснює керівник апарату суду Сімінська І.В.

Плани роботи Рожищенського районного суду складаються щоквартально та затверджуються головою суду. Плани роботи містять наступні розділи: робота зборів суддів суду; загальні питання; питання кадрової роботи; питання ведення діловодства та судової статистики; вивчення та узагальнення судової практики; питання архівної роботи; питання господарської роботи; питання роботи судових розпорядників; проведення профілактичної роботи. В планах зазначені заплановані заходи, відповідальні особи, строки виконання, в розділі «відмітка про виконання» проставляється відомості про виконання. Виконання запланованих заходів перебуває під контролем керівника апарату суду Сімінської І.В.

Керівником апарату суду постійно здійснюється контроль за дотриманням працівниками апарату суду своїх посадових та функціональних обов’язків. Щоквартально проводяться перевірки працівників апарату суду, що стверджується відповідними службовими записками керівника апарату суду на ім’я голови суду. Упродовж 2014 року керівником апарату суду проведено перевірки з питань дотримання вимог, встановлених нормативно - правовими актами щодо ведення загального та судового діловодства, а саме: правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи; якість складання звітності; своєчасного повернення справ після розгляду до канцелярії суду, правильність ведення журналів секретарями судового засідання, стан виконання запланованих заходів, правильність заповнення обліково-статистичних карток, стан виконання рішень суду, про що було складено службові записки. Дані службові записки були обговорені на апаратних нарадах з працівниками апарату Рожищенського районного суду Волинської області та було звернуто увагу працівників апарату суду на більш уважне виконання своїх функціональних обов’язків і беззаперечне дотримання вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та інших нормативно – правових актів, що регулюють питання діяльності суду.

З метою підвищення професійного рівня державних службовців апарату Рожищенського районного суду та забезпечення своєчасного інформування про внесення змін до законодавства, у суді щомісяця проводяться виробничі навчання. Керівником апарату затверджено план виробничого навчання працівників апарату Рожищенського районного суду Волинської області на 2014 рік. Відповідальною за проведення виробничого навчання з працівниками апарату суду призначена заступник керівника апарату Крупінська В.А.

Виробничі навчання державних службовців суду проводяться в останній четвер кожного місяця. За висвітлення кожного питання були визначені відповідальні працівники. Виступи працівників апарату суду долучені до протоколів виробничих навчань.

Тематики навчань включають питання детального вивчення Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, законодавчих та нормативно-правових актів України, загального та процесуального характеру, щодо проходження державної служби, вивчення основних положень Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, листів – роз’яснень з питань організації діяльності суду. Однак були і позапланові питання, які розглядались на виробничих навчаннях. Обов’язковим питанням, яке виноситься для розгляду на кожне виробниче навчання є вивчення змін і доповнень до чинного законодавства України (за дану ділянку роботи відповідає консультант суду Кізіцька І.В.)

Окрім того, консультант суду невідкладно ознайомлює суддів та працівників апарату суду із змінами до чинного законодавства України, у разі їх прийняття та опублікування.

Головою Рожищенського районного суду постійно проводяться апаратні наради, на яких обговорюються найбільш актуальні проблеми, які виникають в ході здійснення судочинства, проводиться роз’яснювальна робота норм матеріального та процесуального законодавства при розгляді кримінальних проваджень, цивільних та адміністративних справ, значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду, також щодо оформлення та ведення справ, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково – статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових справ у Єдиному державному реєстрі судових рішень.

Протягом звітного періоду особлива увага приділялася вивченню законодавства України з питань обліково-статистичної роботи, електронного документообігу, а також було проаналізовано обліково-статистичну роботу суду за минулі роки.

Обліково-статистична робота у Рожищенському районному суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173 (далі – Інструкція з діловодства); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010р. та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 26.11.2010р.; Інструкцій щодо заповнення і подання форм звітності передбачених наказами ДСА України від 05.06.06 № 55, від 29.04.2009 №51, від 17.06.2010 № 82, від 14.11.2012 №153, від 21.11.2012 №158, від 21.12.2012 № 172, від 22.03.2013 № 41 зі змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.04 №32/04, Інструкції щодо заповнення картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 21 квітня 2004 року N 51/04, інструктивних та методичних матеріалів розроблених Державною судової адміністрацією України та ТУ ДСА України в Волинській області.

Робота з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень здійснюється відповідно з вимогами Інструкції з діловодства та комп’ютерної програми «Д-3» відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради Суддів України від 26.11.2010 року №30, з наступними змінами та доповненнями. З метою належного функціонування автоматизованої системи документообігу в Рожищенському районному суді Волинської області, використання функцій програми у повному обсязі наказом керівника апарату суду від 02 січня 2014 року №1/01-06 було розподілено обов’язки працівників апарату суду в автоматизованій системі документообігу. Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу.

Відповідальними за ведення первинного обліку документів в суді є: старший секретар суду – Дем’янчук І.Л., консультант суду – Кізіцька І.В., секретар суду – Концевич Я.О. Вказаними працівниками, у відповідності з вимогами Інструкції з діловодства, виконується облік і реєстрація судових справ, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнюються всі реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному вигляді, де відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді.

Протягом 2014 року працівниками апарату суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.

Працівниками апарату суду постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції Державної судової адміністрації України щодо належного та правильного оформлення, складання відомчих звітів по кожній формі окремо, ведення судового діловодства та статистики, інструктивні та методичні матеріали щодо користування програмно-технологічними засобами за допомогою яких формуються звіти.

Формування звітів у суді проводиться з дотриманням вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 № 55 (у редакції наказу ДСА України від 25.05.2011 № 95) зі змінами та доповненнями, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ. Також по особливо проблемних питаннях звертаємось до працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

На даний момент проводиться підготовка до складання звітів за 2014 рік. Зокрема перевіряється повнота заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи. Однак, дані недоліки були незначними, що свідчить про покращення роботи працівників суду по даній ділянці роботи.

Проблемним і надалі залишається опрацювання карток обліку сум шкоди, завданої злочином, оскільки дані картки не завжди заповнюються вірно. Даний недолік у роботі суду має місце уже декілька звітних період. Неодноразово уже проводилося навчання помічників суддів по заповненню даних карток, але дана робота потребує ще доопрацювання, а особливо в умовах електронного документообігу.

Щоквартально до ТУ ДСАУ в Волинській області надсилається інформація щодо сформованих карток на осіб щодо яких розглянуто кримінальне провадження. Дані картки зберігаються в паперовому вигляді в номенклатурній справі суду відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 № 169. За роботу з даними картками відповідає керівник апарату суду Сімінська І.В.

Протягом звітного періоду Рожищенським районним судом копії судових рішень скеровувалися до Реєстру виключно в електронному вигляді за допомогою КП «Д-3». Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями), Закону України «Про доступ до судових рішень» та Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, які підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі Перелік) затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012 №4 (зі змінами та доповненнями).

Згідно Переліку до Єдиного державного реєстру судових рішень включаються судові рішення, постановлені в порядку кримінального, цивільного, господарського та адміністративного судочинства:

- ухвали судів усіх інстанцій про відкриття (порушення) або відмову у відкритті (порушення) провадження у справі;

- ухвали судів, які можуть бути оскаржені окремо від постановлених за результатами розгляду справи рішень, вироків, ухвал, постанов у випадках та порядку, визначеному процесуальним законом та Законом "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом";

- ухвали про забезпечення позову, заміни виду забезпечення позову або скасування заходів забезпечення позову, зупинення виконання судового рішення;

- судові накази, що видаються судом в порядку наказного провадження, заочні рішення;

- постанови, рішення, вироки судів, крім ухвал слідчих суддів, постановлених під час здійснення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, рішень суду у справах про усиновлення;

- судові рішення, постановлені за результатами перегляду рішень, вироків, ухвал, постанов, крім судових рішень у справах про усиновлення;

- ухвали, постановлені за наслідками розгляду заяв щодо рішень третейських судів.

До Єдиного державного реєстру судових рішень також включаються постанови у справах про порушення митних правил та у справах про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь.

Згідно п. 13 Порядку, електронні копії судових рішень надсилаються не пізніше дня, що настає після ухвалення (постановлення) судового рішення.

Відповідно до п. 14 вищевказаного Порядку, електронні копії судових рішень, що підлягають негайному виконанню, надсилаються адміністраторові Реєстру відповідальною особою апарату суду відразу після їх ухвалення (постановлення). У передбачених процесуальним законодавством випадках електронні копії судових рішень надсилаються адміністраторові Реєстру в день складення повного судового рішення.

Рожищенським районним судом Волинської області рішення скеровуються до ЄДРСР щоденно. Однак спостерігалися випадки порушення строків направлення судових рішень до ЄДРСР. Тому, помічникам суддів вкотре вказано про недопустимість порушення строків відправлення судових рішень до ЄДРСР та наголошено на відповідальності за невиконання та неналежне виконання посадових обов’язків.

Щоквартально узагальнюється інформація про вжиті судом заходи в частині скерування копій судових рішень на адресу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру та направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області. Головою суду та керівником апарату суду здійснюється контроль за своєчасністю та повнотою направлення рішень шляхом звірки показників розглянутих справ із направленими судовими рішеннями в КП «Д-3» та ЄДРСР. В Рожищенському районному суді спостерігається стовідсоткове наповнення Реєстру.

Щоквартально до ТУ ДСА України в Волинській області направляються звіти форми 1-ОП,1-1-ОП про оперативний розгляд судом кримінальних проваджень (справ), форми 1-Л про розгляд судом кримінальних справ за ст.ст. 209, 209-1, 306 КК України, по формі 10 про справляння судового збору в суді та інформація щодо кількості процесуальних рішень направлених судом до ЄДРСР.

Крім, того у зв’язку із проведенням позачергових виборів Президента України та позачергових виборів Рожищенського міського голови, станом на 05 червня 2014 року Рожищенським районним судом було сформовано та направлено на адресу ТУ ДСАУ в Волинській області звіт форми № 2-ВП «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних із виборами Президента України у 2014 році» та звіт форми № 2-ВМ «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних із виборами депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів у 2014 році». Також у зв’язку із проведенням позачергових виборів до Верховної Ради України, станом на 31 жовтня 2014 року Рожищенським районним судом було сформовано звіт № 2-ВД «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних із виборами народних депутатів України у 2014 році».

На виконання наказу ДСА України від 15.05.2014 року № 60 «Про затвердження форми звітності № 1-АМ «Звіт про застосування судами Закону України «Про амністію у 2014 році» станом на 19 липня 2014 року (за період з 18.04.2014 по 19.07.2014) та 20 жовтня 2014 року (за період з 18.04.2014 по 20.10.2014) Рожищенським районним судом Волинської області був сформований звіт за формою 1-АМ «Звіт про застосування судами Закону України «Про амністію у 2014 році».

Протягом 2014 року усе діловодство, в тому числі і ведення інформації по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення здійснювалось відповідальними працівниками суду за допомогою комп`ютерної програми документообігу «Д-3». Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу. Покращення програмного та технічного забезпечення суду є необхідною умовою ведення обліково – статистичної роботи на належному рівні. КП «Д-3» суттєво полегшила роботу всього апарату суду, оскільки всі обліково-статистичні картки ведуться в електронному вигляді, що суттєво зменшує обіг документів в суді у паперовому вигляді та сприяє прискореному пошуку даних у всіх реєстрах за допомогою нового універсального фільтру «Швидкий пошук». Інформація до карток вноситься відповідальними працівниками щоденно, по кожному судовому засіданні, що сприяє оперативному висвітленню інформації про рух справ.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу судових повісток, повідомлень та інших судових документів про рух судових справ, у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції з 17 червня 2013 року запроваджено порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

Інформація про порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду була доведена Рожищенським районним судом Волинської області до відома громадян через засоби масової інформації, також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному веб – сайті Рожищенського районного суду Волинської обласної.

Інформація про початок реалізації проекту щодо надсилання місцевими загальними судами Волинської області SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження) була доведена Рожищенським районним судом Волинської області до відома громадян через районну газету «Наш край», також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному веб – сайті Рожищенського районного суду Волинської обласної. Окрім того, щомісяця направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області інформація про кількість надісланих Рожищенським районним судом Волинської області SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження). Станом на 25 грудня 2014 року судом відправлено 235 смс - повідомлень учасникам судового процесу.

З метою підвищення кваліфікації працівники апарату суду постійно беруть участь у навчаннях. Так, секретар судового засідання Пазюк О.О. взяв участь у підготовці секретарів судових засідань місцевих загальних судів у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів, по закінченню якої отримав сертифікат про підвищення кваліфікації, помічник судді Омельчук О.В., головний спеціаліст з інформаційних технологій Волянський Ю.М., секретарі судових засідань Ісакова Н.Ю. та Форсюк Т.М. проходили навчання на базі Рожищенської районної державної адміністрації Волинської області, яке проводилось Волинським обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій, після закінчення якого отримали свідоцтва про підвищення кваліфікації, секретар суду Концевич Я.О. пройшла підготовку за програмою для старших секретарів та секретарів суду місцевих загальних та апеляційних судів областей у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів, по закінченню якої отримала сертифікат про підвищення кваліфікації.

Напередодні подачі звітів за І півріччя 2014 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області було проведено семінар в режимі відеоконференції щодо підготовки до піврічної звітності. У вказаному семінарі взяли участь керівники апаратів, головні спеціалісти з інформаційних технологій та відповідальні особи за ведення судової статистики.

Керівниками структурних підрозділів та спеціалістами територіального управління на семінарі були висвітлені питання належної організації роботи у судах з питань ведення загального, судового та кадрового діловодства, судової статистики, обговорено питання підготовки до складання піврічної звітності.

Проведення семінару дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.

На протязі звітного періоду були проведені апаратні наради суддів та працівників апарату суду, на яких обговорювалися та аналізувалися причини виявлених недоліків, що допускалися у звітному періоді, неодноразово наголошувалось, що для покращення роботи суду необхідно більше уваги приділяти первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, що надходять до суду в КП «Д-3», вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів. Помічникам суддів та секретарям судових засідань необхідно постійно та вчасно вносити в КП «Д-3» відмітки про рух судових справ, оскільки повне та своєчасне заповнення обліково – статистичних карток, в першу чергу вплине на якість звітів, в тому числі на їх формування в автоматичному режимі. Однією з проблем, на даний час, продовжують залишатися випадки некоректної роботи програми, невідповідність інструктивних та методичних матеріалів чинним нормам законодавства.

Головним спеціалістом з інформаційних технологій Волянським Ю.М. проводяться навчання та надаються консультації по КП «Д-3», створюються типові шаблони до документів, для полегшення роботи в автоматизованій системі документообігу.

Неодноразово на апаратних нарадах наголошується на зобов’язанні суддів та працівників апарату суду працювати тільки в КП «Д-3» і про всі виявлені в ході роботи проблеми повідомляти керівнику апарату або головному спеціалісту з інформаційних технологій, а також на підвищенні відповідальності до виконання функціональних обов’язків та забезпеченні неухильного дотримання виконавської та трудової дисципліни.

Отже, підсумовуючи вищевикладене можна зробити висновок, про те, що обліково – статистична робота в Рожищенському районному суді Волинської області організована на належному рівні. Керівнику апарату продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3». Для підвищення рівня організації даної ділянки роботи всім працівникам апарату суду необхідно постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, працівникам, які займаються обліково-статистичною роботою, постійно вивчати нормативно – правові акти з даного питання; приділяти значну увагу вивченню положень процесуального законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів; звернути належну увагу на правильність реєстрації судових справ та матеріалів, заповненню обліково-статистичних карток в КП” Д-3”, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів.

Заступник керівника апарату В.А. Крупінська

ПОГОДЖЕНО

Керівник апарату І.В. Сімінська