Аналіз обліково-статистичної роботи у Рожищенському районному суді Волинської області за 2011 рік

  Аналіз

обліково-статистичної роботи у Рожищенському районному суді Волинської області за 2011 рік

         Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" від 07.07.2010 № 2453-VI  та на виконання плану роботи Рожищенського районного суду Волинської області (далі - суду ) на І квартал 2012 року проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи в даному суді.

На 2011 рік штатним розписом суду передбачено 23 штатні одиниці, з яких 4 посади судді, 15 – державних службовців, 2 – службовці, 2 – інші працівники. Відповідно до посадових інструкції працівників апарату суду відповідальними за введення обліково-статистичної роботи в суді є керівник апарату Сімінська І.В. та заступник керівника апарату суду Крупінська В.А.  Дані особи мають вищу юридичну освіту та досвід роботи за фахом відповідно 3 роки 10 місяців та 5 років 9 місяців.

Протягом звітного періоду відповідальні працівники постійно працювали над підвищенням свого професійного рівня, брали участь у семінарах, проведених територіальним управлінням ДСА в Волинській області щодо  діяльності судових органів.

З   метою  підвищення  професійного  рівня  працівників  апарату суду  керівником апарату 4 січня 2011 року затверджено План виробничого навчання працівників апарату Рожищенського районного суду Волинської області на 2011 рік, які проводяться в останній четвер кожного місяця. Виробничі навчання включають в основному питання матеріального та процесуального права, а також питання щодо проходження державної служби, корупційних правопорушень та внесення змін і доповнень до чинного законодавства України. За висвітлення кожного питання  були визначені відповідальні працівники. Виступи працівників апарату суду  долучені до протоколів виробничих навчань. Відповідальною за проведення виробничого навчання з працівниками апарату суду призначена заступник керівника апарату Крупінська В.А.

З 14 по 18 березня 2011 року керівник апарату Сімінська І.В. проходила навчання з підготовки керівників апаратів місцевих та апеляційних загальних судів у Львівському регіональному відділенні Національної школи суддів України.

Напередодні подачі звітів за І півріччя 2011 року керівник апарату та консультант суду брали участь у навчальному семінарі, який проводився територіальним управлінням державної судової адміністрації в Волинської області, на тему «Підготовка та організація формування відомчої звітності щодо стану здійснення правосуддя та кадрової роботи у місцевих загальних судах. Доступ до публічної інформації».

На семінарі працівниками сектору організаційного, юридичного   та господарського забезпечення діяльності судів, сектору кадрової роботи, організаційного забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування, сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву   судів, організації служби судових розпорядників, а також напередодні визначеними керівниками апаратів та заступниками керівників апаратів  детально були висвітлені питання щодо:

-         забезпечення доступу до публічної інформації у місцевому загальному суді;

-         проходження державної служби працівниками апаратів судів;

-         організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників;

-         основних вимог до оформлення звітів, терміни їх подання, залишки на початок звітного періоду, загальних понять щодо організації формування звітності за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів»;

-         складання звітів судів про розгляд справ кримінального судочинства, стан судимості та склад засуджених, особливостей  заповнення  та  обробки  карток  на  осіб, стосовно  яких  судом розглянуто  кримінальну  справу;

-         формування звітів про оперативність розгляду місцевими загальними судами кримінальних справ та справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України;

-         реєстрації та особливостей відображення у звітах справ адміністративного судочинства;

-         реєстрації та особливостей відображення у звітах справ цивільного  судочинства;

-         особливостей формування звіту про розгляд місцевими загальними судами справ про адміністративні правопорушення;

-         заповнення картки обліку сум матеріальних та моральних збитків, завданих злочинами та складання на їх підставі звіту щодо звернення до виконання рішень судів в частині майнових стягнень.

У зв’язку із набранням чинності 1 липня 2011 року Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції» від 07.04.2011 №3206-VI, територіальним управлінням державної судової адміністрації в Волинській області 5 липня 2011 року було проведено розширене позапланове виробниче навчання на тему: «Обговорення основних положень Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції».  Участь у зазначеному навчанні брали керівник апарату Сімінська І.В. та  заступник керівника апарату Крупінська В.А.

Доповідачем на навчання був запрошений головний спеціаліст-юрисконсульт Управління державної служби Головного управління державної служби України у Волинській області Поліщук С.М.

20 грудня 2011 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області проводилося одноденне семінарське навчання для керівників апаратів, консультантів та відповідальних працівників з питань ведення судової статистики та кадрового діловодства на тему: «Зміни до законодавства України з питань проходження державної служби. Підготовка та організація формування відомчої звітності, що складається місцевими загальними судами».

В ході даного семінару були висвітлені питання внесення змін до законодавства про державну службу (доповідачами по даному питанню були представники Управління державної служби Головдержслужби у Волинській області), загального діловодства, підготовки та здачі відомчої звітності з кадрової роботи суду, порядку підготовки звітів за 2011 рік, основних вимог до оформлення звітів та формування звітів у КП «ДЗС». Також були розглянуті питання по рознесенню окремих категорій судових справ по розділах звітів, найбільш поширеніші помилки, які допускалися при підготовці звітів у попередніх звітних періодах.

Відповідно до ЗУ "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, на виконання рішення Ради суддів України від 11 травня 2010 року №22 та доручення Державної судової адміністрації України від 10 червня 2010 року №19 щодо запровадження єдиної автоматизованої системи документообігу загальних судів, розподілу справ між суддями в місцевих та апеляційних загальних судах України з 01 січня 2011 року суд перейшов до ведення електронного документообігу в КП «ДЗС».

Підготовка по переходу суду до автоматизованого документообігу розпочалася ще в 2010 році і проходила в кілька етапів:

1)                            створення робочої групи з впровадження та застосування КП «ДЗС» у складі головного спеціаліста з інформаційних технологій Волянського Ю.М., керівника апарату суду Сімінської І.В., старшого секретаря суду Дем’янчук І.Л. (наказ від 05.07.2010 № 14/01-06 );

2)                            визначення відповідального працівника суду за впровадження та застосування КП «ДЗС» - головного спеціаліста з інформаційних технологій Волянського Ю.М.;

3)                            надання до експлуатації, встановлення та налаштування в даному суді КП «ДЗС», «Репліка», «Резерв БД» спеціалістом з впровадження Антончиком С.Я.;

4)                            проведення навчання користувачів суду з використання електронної системи документообігу (акт встановлення КП в Рожищенському районному суді та проведення навчання користувачів підписаний 05.08.2010);

5)                            визначення серед працівників апарату Рожищенського районного суду Волинської області відповідальних осіб за затвердження типових шаблонів до документів (наказ в. о. голови суду від 18.11.2010 № 47/01-06) та створення відповідних шаблонів;

6)                            введення в КП «ДЗС» обліково-статистичних карток на справи, які на кінець 2010 року перебували у залишку;

7)                            надання користувачам суду права доступу до автоматизованої системи документообігу (накази від 29.12.2010 № 61/01-06, № 62/01-06).

Успішне проведення підготовчого етапу дало змогу вчасно, безперебійно і без особливих проблем запровадити в суді з 01 січня 2011 року електронний документообіг. Однак, упродовж 2011 року з метою уникнення будь-яких негативних наслідків (втрати інформації, відсутності можливості негайного пошуку справ по обліково-статистичних картках та алфавітних покажчиках, тощо), які можуть настати під час збою роботи КП «ДЗС», чи виходу з ладу комп’ютерного обладнання, чи  відключення електромережі, введеться загальне і судове діловодства і в паперовому варіанті. Але основна робота суду спрямована на автоматизований документообіг.

Протягом 2011 року постійно проводилась робота по узагальненню проблем та некоректностей  в роботі КП «ДЗС». Дана інформація скеровувалась на адресу територіального управління ДСА в Волинській області для вжиття відповідних заходів, а також по окремих питаннях безпосередньо проблемі питання висвітлювалися на форумі ДЗС та заявки подавалися на колцентр ДП «ІСС». На сьогодні пройшла значна кількість оновлень КП «ДЗС» і багато проблем усунено. Однак окремі некоректності в роботі КП «ДЗС» все ж таки залишаються:

-                          в обліково-статистичних картках на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення в п. 19 не можливо ввести ст.ст. 14, 15 ККУ через їх відсутність в довіднику статей;

-                          в обліково-статистичних картках при введенні дати народження осіб вік підраховується неправильно або взагалі не підраховується, необхідно це робити вручну;

-                          об’єднанні справи в статзвітах відображаються, як 2 і більше справ, хоча по суті повинна бути одна, тому не розуміємо як саме реалізована функція об’єднання справ;

-                          в реєстраційних картках на вихідну документацію неможливо внести два і більше адресати, а по судових справах це необхідно.

Протягом звітного періоду особлива увага приділялася вивченню законодавства України з питань обліково-статистичної роботи, електронного документообігу, а також було проаналізовано обліково-статистичну роботу суду за минулі роки.

         Формування звітів у суді проводилось з дотриманням вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 № 55 (у редакції наказу ДСА України від 25.05.2011 № 95), Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ. Також по особливо проблемних питаннях були отриманні консультації від працівників сектору організації роботи з ведення  судової статистики, судового діловодства та архіву   судів, організації служби судових розпорядників територіального управління державної судової адміністрації в Волинській області.

         Хоча оновленням 2.27 КП «ДЗС» надана можливість автоматичного формування звітів, однак для більшої достовірності внесених показників звіти за  2011 рік зводилися в ручному режимі з перевіркою  та експортуванням-імпортуванням в КП «ДЗС».

Звіти судом були подані до територіального управління згідно затвердженого графіку.

Однак при складанні звітів за 2011 рік була допущена лише одна помилка механічного характеру: по формі 3 – не перенесено показник із чорнового варіанту в чистовик, але ця помилка була виявлена  в суді і негайно було внесено виправлення до звіту.

В ході складання звітів було виявлено ряд недоліків при заповненні обліково-статистичних карток як в паперовому варіанті, так і в КП «ДЗС», що ускладнювало процес зведення даних, хоча робота по веденню обліково-статистичних карток значно  покращилась. Так, мали місце факти неповного заповнення зазначених форм: відсутні відомості про сплату судових витрат по справах, про потерпілих та заподіяну шкоду по кримінальних справах.  Зазначені недоліки потребують перш за все витрачання часу на їх усунення та впливають на достовірність складених звітів. Також виявлено певні неточності при заповненні карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальну справу: неправильне кодування інформації про підсудних.

Проблемним і надалі залишається опрацювання карток обліку сум шкоди, завданої злочином, оскільки дані картки не завжди заповнюються вірно, а по деяких справах взагалі не заповнювалися. Даний недолік у роботі суду має місце уже декілька звітних період. Неодноразово уже проводилося навчання помічників суддів по заповненню даних карток, але дана робота потребує ще доопрацювання, а особливо в умовах електронного документообігу.

При формуванні звітів за І півріччя 2011 року у зв’язку з внесенням змін до класифікатора адміністративних справ та зміненні форми звітності особливо проблемними були питання рознесення адміністративних справ по рядках звіту форми 2-А. Однак, з боку працівників сектору організації роботи з ведення  судової статистики, судового діловодства та архіву   судів, організації служби судових розпорядників територіального управління державної судової адміністрації в Волинській області були вжиті заходи по узагальненню категорій адміністративних справ з метою єдиного визначення рядків звітності для уникнення неправильності рознесення по категоріям справ і  дана інформація була скерована для відома і використання в роботі  на адресу судів. Вже при здачі річних звітів таких питань не виникало.

       Під час прийому звітів також проводилась звірка повноти надходження до територіального управління  карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальну справу, та талонів. Дані картки надсилались протягом звітного періоду до територіального управління   на паперових носіях і вводились в КП «ДЗС». Протягом 2011 року до теруправління направлено 152 картки і 33 контрольні талони.

   За результатами подачі звітів про стан здійснення правосуддя за 2011 рік було проведено звірку щодо повноти скерування судом інформаційно-технічному адміністратору копій судових рішень для внесення їх до Реєстру. Проведений аналіз засвідчив про повне (100%) наповнення ЄДРСР з боку суду. Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями) та Закону України «Про доступ до судових рішень».

 З метою забезпечення реального виконання судових рішень про стягнення витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу та на виконання постанови колегії територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області від 09.12.08 № 3/11 в суді ведеться реєстр виконавчих документів щодо стягнення витрат за інформаційно-технічне забезпечення розгляду цивільної справи. Щоквартально проводиться узагальнення стану виконання даних виконавчих листів. Дане узагальнення направляється для відома на адресу теруправління. Крім того, направляються нагадування відділам державної виконавчої служби для вжиття відповідних заходів в частині виконання рішень суду про стягнення витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу.

Станом на 01 січня 2012 року на виконанні у відділах ДВС знаходиться 173 виконавчі листи на суму 13875,75 грн. про стягнення витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу.

З метою належної організації роботи з питань дотримання вимог з охорони праці, на виконання вимог статті 18 Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 №2694-VI і пункту 1.6 Типового Положення про службу охорони праці, затвердженого наказом Держнаглядохоронпраці України від 15.11.2004 №255, судовий розпорядник даного суду Пазюк О.О. з 16 по 20 травня 2011 року проходив навчання по питаннях охорони праці, по закінченню якого отримав посвідчення встановленого зразка.

Помічники суддів Заверуха Л.В., Пархомчук Л.В. та Омельчук О.В. взяли участь у семінарі на тему: «Організація роботи в умовах запровадження автоматизованої системи документообігу», який проводився в комп’ютерному класі Державної судової адміністрації України 5 липня 2011 року.

На виконання доручення  ТУ ДСА про своєчасне виконання положень розділу 7 Інструкції про єдиний облік злочинів, була проведена перевірка в частині повного та своєчасного скерування довідок № 6 по розглянутих кримінальних справах, вироки (постанови) у яких набрали законної сили у 2011 році. В ході перевірки  встановлено, що талони-повідомлення форми 5 впродовж 2-х робочих днів  з дня проведення попереднього судового засідання направляється до органу, що проводив досудове слідство, відповідальними особами – помічника суддів.Випадків порушення строків направлення талону-повідомлення форми 5 в 2011 році не виявлено.      

По усіх розглянутих кримінальних справах, вироки по яких набрали законної сили в 2011 році, довідки про наслідки розгляду кримінальних справ судом за формою № 6 направлені судом  органам, що проводили досудове слідство, протягом трьох діб з дня набрання судового рішення законної сили. Випадків порушення строків направлення довідок № 6 не виявлено.

Крім того, були випадки коли судом повторно виписувались та направлялись довідки форми № 6, так як вони були втрачені органами,  що проводили досудове слідство, хоча в кримінальних справах є повідомлення про отримання даних форм 6 органами досудового слідства.

По закінченню звітного періоду була проведена апаратна нарада суддів та працівників апарату суду про підведенню підсумків роботи суду за 2011 рік, на якій обговорювалися та аналізувалися причини виявлених недоліків. Ще раз наголошувалось на зобов’язанні суддів та працівників апарату суду працювати тільки в  КП «ДЗС» і про всі виявлені в ході роботи проблеми повідомляти керівнику апарату або головному спеціалісту з інформаційних технологій, а також підвищенні вимогливість до виконання функціональних обов’язків  та забезпеченні неухильного виконання виконавської та трудової дисципліни, на обов’язкове виконання суддями вимог Інструкції з діловодства щодо проставлення на справах рядків звітів.

Керівник апарату                                                                       І.В. Сімінська